Τεκμηρίωση

Το Kairobot βρίσκει μια ώρα που ταιριάζει σε μια ομάδα. Προσκαλείς άτομα, εκείνα σημειώνουν πότε μπορούν, και το Kairobot επιβεβαιώνει μια ώρα και ενημερώνει όλους.

1. Δημιούργησε λογαριασμό με το email σου ή με Google. Κάθε νέος λογαριασμός ξεκινά με δωρεάν δοκιμή 14 ημερών, με όλα τα χαρακτηριστικά και χωρίς κάρτα.
2. Διάλεξε τι οργανώνεις: Μία συνάντηση, Επαναλαμβανόμενο ή Πολλαπλοί γύροι (τουρνουά, πρωταθλήματα και ζευγάρια).
3. Πρόσθεσε τα άτομα που θέλεις να προσκαλέσεις με διεύθυνση email ή αριθμό τηλεφώνου. Δεν χρειάζονται λογαριασμό.

Η γλώσσα της οθόνης ορίζεται ξεχωριστά σε κάθε συσκευή από το μενού στην πάνω μπάρα. Η γλώσσα των μηνυμάτων προς τους καλεσμένους σου ορίζεται χωριστά στις Ρυθμίσεις.

Η μία συνάντηση βρίσκει μία ώρα: μια σύσκεψη ομάδας, ένα δείπνο, ένα 1:1 ή μια εκδρομή. Ο οδηγός έχει τέσσερα βήματα.

Κάθε καλεσμένος λαμβάνει έναν ιδιωτικό σύνδεσμο με email ή SMS. Σημειώνει τις ώρες που μπορεί από οποιαδήποτε συσκευή και στέλνει την απάντησή του. Μετά η σελίδα του γίνεται μόνο για ανάγνωση, με ένα κουμπί για να σε ενημερώσει αν αλλάξουν τα σχέδιά του.

Τα πρότυπα ορίζουν λογικές προεπιλογές: ένα 1:1 δεν ρωτά ξανά αυτόματα, και μια ομαδική έξοδος αρκεί στο 75% με πέντε ημέρες για απαντήσεις. Κάθε ρύθμιση παραμένει επεξεργάσιμη.

Το Kairobot ψάχνει ώρα μόλις απαντήσουν όλοι ή όταν περάσει η προθεσμία απαντήσεων, ό,τι έρθει πρώτο.

• Προθεσμία απαντήσεων. Από προεπιλογή τρεις ημέρες μετά τη δημιουργία της εκδήλωσης, ή μία ημέρα πριν ξεκινήσουν οι ημερομηνίες αν αυτό είναι νωρίτερα, και ποτέ λιγότερο από έξι ώρες. Μπορείς να διαλέξεις δική σου ημερομηνία. Οι καλεσμένοι που δεν έχουν απαντήσει λαμβάνουν μια τελευταία υπενθύμιση δώδεκα ώρες πριν.
• Αρκεί. Από προεπιλογή μια ώρα πρέπει να ταιριάζει σε όλους σε ομάδες έως έξι ατόμων, και σε τρεις στους τέσσερις καλεσμένους σε μεγαλύτερες ομάδες. Μπορείς να ορίσεις δικό σου ελάχιστο ως αριθμό ατόμων ή ποσοστό.
• Απαραίτητη παρουσία. Μια ώρα επιβεβαιώνεται μόνο αν μπορεί κάθε καλεσμένος με ☆.
• Ποτέ στο παρελθόν. Ώρες που έχουν ήδη περάσει δεν προτείνονται ποτέ.

Όταν υπάρχει ώρα που αρκεί, το Kairobot επιβεβαιώνει την πιο νωρινή με τα περισσότερα άτομα ή σου στέλνει με email τις καλύτερες επιλογές για έγκριση.

Όταν δεν υπάρχει, το Kairobot ρωτά ξανά — μία φορά:

1. Γύρος 2. Ρωτώνται μόνο όσοι εμποδίζουν την καλύτερη ώρα, ο καθένας με προτάσεις από τις καλύτερες ώρες που δεν έχει ήδη σημειώσει. Ρωτώνται επίσης οι καλεσμένοι με απαραίτητη παρουσία που δεν απάντησαν ποτέ. Έχουν 48 ώρες. Λαμβάνεις email που λέει ποιοι ρωτήθηκαν.
2. Η απόφαση είναι δική σου. Αν ούτε ο γύρος 2 βρει ώρα, λαμβάνεις «η απόφαση είναι δική σου» με τις καλύτερες επιλογές και τρεις δυνατότητες: να επιβεβαιώσεις παρ’ όλα αυτά την καλύτερη ώρα, να προσθέσεις μία εβδομάδα και να ρωτήσεις όλους άλλη μία φορά, ή να ακυρώσεις. Το Kairobot δεν ξεκινά ποτέ μόνο του τρίτο γύρο.

Αν απενεργοποιήσεις το «ρωτάμε ξανά», ο πρώτος αποτυχημένος γύρος σου στέλνει τις καλύτερες επιλογές, και μπορείς να ζητήσεις ο ίδιος νέες ώρες από συγκεκριμένους καλεσμένους, με προτεινόμενες ώρες και ένα σημείωμα. Μια δεύτερη αποτυχία στέλνει «η απόφαση είναι δική σου».

Απαντήσεις που φτάνουν αφού κλείσει ένας γύρος μετράνε κανονικά. Αν προκύψει ώρα, επιβεβαιώνεται όπως πάντα.

Σε λειτουργία έγκρισης, αν δεν έχεις εγκρίνει ώρα μετά από 24 ώρες λαμβάνεις υπενθύμιση, και μια τελευταία ειδοποίηση όταν η καλύτερη ώρα απέχει λιγότερο από μία ημέρα. Αν περάσουν όλες οι προτεινόμενες ώρες, το Kairobot ψάχνει ξανά.

• Επιβεβαίωση. Όλοι όσοι απάντησαν λαμβάνουν την ώρα, το μέρος και πόσοι μπορούν, με κουμπί Προσθήκη στο ημερολόγιο και αρχείο ημερολογίου συνημμένο στα email.
• Υπενθύμιση. Όλοι λαμβάνουν υπενθύμιση την προηγούμενη ημέρα.
• Αλλαγή σχεδίων. Ένας καλεσμένος μπορεί να πατήσει «Δεν μπορείς;» στην επιβεβαίωσή του. Λαμβάνεις email με σύνδεσμο προς την εκδήλωση.
• Αλλαγή ώρας. Διάλεξε ποιων τα σχέδια άλλαξαν και πρόσθεσε ένα σημείωμα. Η επιβεβαιωμένη ώρα αποσύρεται και δεν προτείνεται ξανά, οι απαντήσεις όλων διατηρούνται, και ρωτώνται μόνο όσοι διάλεξες. Όλοι οι άλλοι ενημερώνονται ότι η ώρα ακυρώθηκε και η καταχώριση στο ημερολόγιό τους αφαιρείται. Ο νέος γύρος διαρκεί τουλάχιστον 24 ώρες.
• Προσθήκη καλεσμένων αργότερα. Όσοι προστίθενται αφού οριστεί η ώρα λαμβάνουν την επιβεβαίωση αντί για πρόσκληση.
• Ακύρωση. Όλοι οι προσκεκλημένοι ενημερώνονται και οι καταχωρίσεις ημερολογίου αφαιρούνται.
• Διαγραφή. Η εκδήλωση και όλο το περιεχόμενό της διαγράφονται. Οι καλεσμένοι δεν ενημερώνονται, οπότε ακύρωσε πρώτα.

Μια επαναλαμβανόμενη εκδήλωση επαναλαμβάνεται με σταθερό ρυθμό: κάθε εβδομάδα, κάθε δύο ή κάθε τέσσερις εβδομάδες, τις ημέρες που διαλέγεις.

• Δέκα ημέρες πριν από κάθε ημερομηνία, όλοι στη λίστα λαμβάνουν νέο σύνδεσμο για εκείνη την ημερομηνία.
• Οι απαντήσεις δίνονται έως τρεις ημέρες πριν από την ημερομηνία.
• Κάθε ημερομηνία πραγματοποιείται όταν μπορεί να έρθει ο ελάχιστος αριθμός ατόμων που όρισες. Βάλε 0 για να απαιτείται να μπορούν όλοι όσοι απαντούν.
• Δεν υπάρχει δεύτερος γύρος: κάθε ημερομηνία επιβεβαιώνεται με όσους μπορούν.
• Η σειρά τελειώνει από μόνη της όταν λήξει το εύρος ημερομηνιών της.

Ένα πρόγραμμα πολλαπλών γύρων μετατρέπει μια λίστα συμμετεχόντων σε πρόγραμμα αγώνων ή συνεδριών. Φορμά:

1. Κάθε συμμετέχων λαμβάνει μία προσωπική σελίδα. Ορίζει μία φορά την εβδομαδιαία διαθεσιμότητά του, μαζί με τυχόν εξαιρέσεις, και μπορεί να την αλλάξει οποτεδήποτε.
2. Το Kairobot προγραμματίζει κάθε αγώνα ώστε να είναι ελεύθερες και οι δύο πλευρές, να μην έχει κανείς δύο αγώνες ταυτόχρονα και να μη γίνονται ταυτόχρονα περισσότεροι αγώνες από όσα γήπεδα ή αίθουσες έχεις. Τους επιβεβαιώνει ή τους κρατά για την έγκρισή σου.
3. Και οι δύο πλευρές ενημερώνονται για την ώρα και λαμβάνουν υπενθύμιση την προηγούμενη ημέρα.
4. Καταχωρίζεις τα αποτελέσματα. Οι επόμενοι αγώνες προγραμματίζονται αμέσως, και τα ταμπλό και οι βαθμολογίες ενημερώνονται. Αν λείπει αποτέλεσμα μετά από έναν αγώνα, λαμβάνεις μία υπενθύμιση.

Όταν ένας αγώνας δεν έχει κοινή ώρα, οι συμμετέχοντες που τον εμποδίζουν καλούνται να ενημερώσουν τη διαθεσιμότητά τους, το πολύ δύο φορές και με διαφορά δύο ημερών. Αν ακόμα δεν βρεθεί ώρα, λαμβάνεις ένα email «η απόφαση είναι δική σου» για αυτόν. Όταν όλα τα γήπεδα ή οι αίθουσες είναι πιασμένα, ο αγώνας περιμένει μέχρι να προσθέσεις χωρητικότητα ή περισσότερες ημέρες.

Οι καλεσμένοι με διεύθυνση email λαμβάνουν email· οι καλεσμένοι με αριθμό τηλεφώνου λαμβάνουν SMS. Εσύ λαμβάνεις πάντα email.

• Χωρίς λογαριασμό. Οι καλεσμένοι ενεργούν μέσω του ιδιωτικού τους συνδέσμου. Κάθε νέο μήνυμα έχει νέο σύνδεσμο, και οι σύνδεσμοι λήγουν 14 ημέρες μετά την αποστολή τους ή μία εβδομάδα μετά το τέλος των ημερομηνιών.
• Γλώσσες. Οι καλεσμένοι λαμβάνουν μηνύματα στη γλώσσα που έχει οριστεί στις Ρυθμίσεις: English, Deutsch, Ελληνικά, Español, Français, Italiano, Nederlands, Polski, Português ή Türkçe.
• Ζώνες ώρας. Οι ώρες εμφανίζονται στη ζώνη ώρας της εκδήλωσης. Οι καλεσμένοι σε άλλη ζώνη βλέπουν σημείωση με τις δύο ζώνες.
• SMS. Τα SMS έρχονται από «Kairobot» και δεν δέχονται απάντηση. Αποστέλλονται σε αριθμούς στην ΕΕ, τον ΕΟΧ, το Ηνωμένο Βασίλειο, την Ελβετία και την Τουρκία.
• Απόρρητο. Εσύ αποφασίζεις ποιους θα προσκαλέσεις· το Kairobot επεξεργάζεται τα στοιχεία τους μόνο για να προγραμματίσει τις εκδηλώσεις σου. Οι καλεσμένοι βλέπουν ονόματα εμφάνισης, ποτέ διευθύνσεις email ή αριθμούς τηλεφώνου άλλων. Δες την πολιτική απορρήτου και τη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.

• Πακέτα. €29 τον μήνα ή €290 τον χρόνο, συμπεριλαμβάνεται ΦΠΑ, μετά τη δωρεάν δοκιμή. Όλα τα χαρακτηριστικά περιλαμβάνονται. Οι καλεσμένοι δεν πληρώνουν ποτέ.
• Συνδρομή. Η δημιουργία εκδηλώσεων και οι προσκλήσεις απαιτούν ενεργή δοκιμή ή συνδρομή. Τη διαχειρίζεσαι ή την ακυρώνεις στις Χρεώσεις· ισχύει έως το τέλος της πληρωμένης περιόδου.
• Κλείσιμο λογαριασμού. Ρυθμίσεις → Κλείσιμο λογαριασμού διαγράφει αμέσως τον λογαριασμό και όλο το περιεχόμενό του.
• Διατήρηση. Οι εκδηλώσεις διαγράφονται 12 μήνες μετά τη λήξη τους. Λογαριασμοί χωρίς πληρωμένο πακέτο που δεν χρησιμοποιούνται για 24 μήνες διαγράφονται, με προειδοποίηση 30 ημέρες πριν. Τα αντίγραφα ασφαλείας διατηρούνται για 14 ημέρες.