So funktioniert’s

Vom „Wann?“
zum Termin.

Kairobot fragt alle nach ihren Zeiten, findet die passende und informiert alle — auch wenn es keine perfekte Zeit gibt.

Ein Termin

Eine Zeit für eine Gruppe oder ein 1:1. Du gibst einen Zeitraum vor, deine Gäste markieren, was passt, Kairobot wählt die Zeit.

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Wiederkehrend

Ein Sonntagslauf, ein monatliches Abendessen. Jedes Datum läuft als eigener Termin und wird rechtzeitig verschickt.

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Mehrere Runden

Turniere, Ligen, Paarungen. Alle legen einmal ein Wochenmuster fest; jedes Spiel wird daraus geplant.

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Ein Termin

Von der Einladung zur Bestätigung

  1. 01
    Zeitraum festlegen

    Tage, Uhrzeiten und Slot-Länge. Automatisch bestätigen oder die Zeit selbst freigeben.

  2. 02
    Gäste antworten

    Jeder Gast bekommt einen privaten Link per E-Mail oder SMS und markiert seine freien Zeiten.

  3. 03
    Antwortfrist

    Standardmäßig drei Tage nach der Einladung, mit einer Erinnerung vor Ablauf.

  4. 04
    Eine Zeit wird gefunden

    Alle in kleinen Gruppen, drei von vier in größeren — oder deine eigene Regel. Pflichtgäste passen immer.

  5. 05
    Alle werden informiert

    Eine Bestätigung mit Kalenderdatei und eine Erinnerung am Vortag.

Wenn es keine gemeinsame Zeit gibt

Zwei Runden, dann entscheidest du

Kairobot fragt höchstens zweimal. Dann liegt die Entscheidung bei dir.

Runde 1

Antworten schließen zur Frist. Ist keine Zeit gut genug, fragt Kairobot nur die Personen, die der besten Zeit im Weg stehen, mit dieser Zeit als Vorschlag.

Runde 2

Sie haben zwei Tage. Passt jetzt eine Zeit, wird sie bestätigt oder dir zur Freigabe geschickt.

Immer noch nichts

Du entscheidest: die beste Zeit bestätigen, eine Woche anhängen oder absagen. Gäste werden nie ein drittes Mal gefragt.

Turniere funktionieren genauso: Für ein Spiel ohne gemeinsame Zeit wird zweimal im Abstand von zwei Tagen nachgefragt, danach legst du die Zeit fest.

Wiederkehrend

Den Rhythmus einmal festlegen

  1. 01
    Rhythmus wählen

    Welche Tage, alle wie viele Wochen und wer auf der Liste steht.

  2. 02
    Zehn Tage vorher

    Vor jedem Datum bekommen alle auf der Liste einen neuen Link für dieses Datum.

  3. 03
    Gut genug

    Jedes Datum findet statt, wenn dein Minimum kommen kann. Antworten sind drei Tage vorher fällig.

Mehrere Runden

Einmal Verfügbarkeit, jedes Spiel geplant

  1. 01
    Format wählen

    K.-o.-System, Doppel-K.-o., Liga, Schweizer System, Gruppen + K.-o., 1:1-Paarungen oder wechselnde Paare. Lege Daten, Tage, Uhrzeiten fest und wie viele Plätze oder Räume gleichzeitig laufen.

  2. 02
    Eine persönliche Seite pro Person

    Teilnehmende legen ihre wöchentliche Verfügbarkeit einmal fest, plus Ausnahmen, und können sie jederzeit ändern.

  3. 03
    Jedes Spiel geplant

    Beide Seiten frei, niemand doppelt gebucht, nie mehr Spiele als Plätze. Automatisch oder du gibst jedes einzeln frei.

  4. 04
    Informiert und erinnert

    Beide Seiten bekommen die Zeit und eine Erinnerung am Vortag.

  5. 05
    Ergebnisse treiben es voran

    Trag ein Ergebnis ein und das nächste Spiel wird sofort geplant. Turnierbaum und Tabelle aktualisieren sich; am Ende erfahren es alle.

Wer was erfährt

Keine Überraschungen

Du fügst Gäste hinzu
Du bekommst: —
Gäste bekommen: Eine Einladung mit ihrem privaten Link
Vor der Frist
Du bekommst: —
Gäste bekommen: Eine Erinnerung, falls sie nicht geantwortet haben
Eine Zeit passt
Du bekommst: Die Bestätigung oder die Zeiten zur Freigabe
Gäste bekommen: Die Bestätigung mit Kalenderdatei
Keine Zeit passt
Du bekommst: „Nachfrage“
Gäste bekommen: Nur wer der besten Zeit im Weg steht, wird gefragt
Immer noch keine
Du bekommst: „Deine Entscheidung“ mit Optionen
Gäste bekommen: Nichts weiter
Am Vortag
Du bekommst: Eine Erinnerung
Gäste bekommen: Eine Erinnerung
Du verschiebst oder sagst ab
Du bekommst: —
Gäste bekommen: Die Änderung, mit aktualisiertem Kalendereintrag
Was, wenn…
Was, wenn jemand nie antwortet?
Die Person bekommt Erinnerungen. Zur Frist macht Kairobot mit denen weiter, die geantwortet haben, und sagt dir, wer nicht.
Was, wenn keine Zeit genug Leuten passt?
Kairobot fragt die Personen, die der besten Zeit im Weg stehen, noch einmal. Klappt das nicht, entscheidest du: die beste Zeit bestätigen, eine Woche anhängen oder absagen.
Was, wenn sich Pläne ändern, nachdem die Zeit steht?
Gäste können es dir über ihre Bestätigung mitteilen. Du kannst verschieben: Antworten bleiben erhalten, und nur wer andere Pläne hat, wird gefragt.
Brauchen Gäste ein Konto?
Nein. Alles funktioniert über ihren privaten Link.
Welche Sprachen werden unterstützt?
English, Deutsch, Ελληνικά, Español, Français, Italiano, Nederlands, Polski, Português und Türkçe.
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