Dokumentation

Kairobot findet einen Termin, der für eine Gruppe passt. Du lädst Leute ein, sie markieren die Zeiten, zu denen sie können, und Kairobot bestätigt einen Termin und gibt allen Bescheid.

1. Erstelle ein Konto mit deiner E-Mail-Adresse oder mit Google. Jedes neue Konto startet mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase – alles inklusive, keine Karte nötig.
2. Wähle, was du organisierst: Einzeltermin, Wiederkehrend oder Mehrere Runden (Turniere, Ligen und Paarungen).
3. Füge die Personen, die du einladen willst, per E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinzu. Sie brauchen kein Konto.

Die Anzeigesprache stellst du pro Gerät über das Menü in der App-Leiste ein. In welcher Sprache deine Gäste Nachrichten erhalten, legst du separat unter Einstellungen fest.

Ein Einzeltermin findet genau eine Zeit: ein Team-Meeting, ein Abendessen, ein 1:1 oder ein Offsite. Der Assistent hat vier Schritte.

Jeder Gast erhält einen privaten Link per E-Mail oder SMS. Er markiert auf einem beliebigen Gerät die Zeiten, zu denen er kann, und schickt seine Antwort ab. Danach ist seine Seite schreibgeschützt, mit einem Button, über den er dir Bescheid geben kann, falls sich seine Pläne ändern.

Vorlagen setzen sinnvolle Standardwerte: Ein 1:1 fragt nicht automatisch nach, und ein Team-Ausflug ist bei 75 % gut genug, mit fünf Tagen Zeit zum Antworten. Jede Einstellung bleibt änderbar.

Kairobot sucht einen Termin, sobald alle geantwortet haben oder die Antwortfrist abläuft – je nachdem, was zuerst eintritt.

• Antwortfrist. Standardmäßig drei Tage nach dem Erstellen des Termins oder einen Tag vor dem ersten Datum, falls das früher ist, und nie weniger als sechs Stunden. Du kannst auch ein eigenes Datum wählen. Gäste, die noch nicht geantwortet haben, bekommen zwölf Stunden vorher eine letzte Erinnerung.
• Gut genug. Standardmäßig muss ein Termin in Gruppen bis sechs Personen allen passen, in größeren Gruppen drei von vier Gästen. Du kannst dein eigenes Minimum als Personenzahl oder Prozentsatz festlegen.
• Pflichtgäste. Ein Termin wird nur bestätigt, wenn jeder mit ☆ markierte Gast kann.
• Nie in der Vergangenheit. Zeiten, die schon vorbei sind, werden nie vorgeschlagen.

Gibt es einen Termin, der gut genug ist, bestätigt Kairobot den frühesten mit den meisten Personen – oder schickt dir die besten Optionen per E-Mail zur Freigabe.

Gibt es keinen, fragt Kairobot noch einmal nach – genau einmal:

1. Runde 2. Gefragt werden nur die Personen, die den besten Termin blockieren, jeweils mit Vorschlägen für die besten Zeiten, zu denen sie bisher nicht können. Pflichtgäste, die nie geantwortet haben, werden ebenfalls gefragt. Sie haben 48 Stunden Zeit. Du erhältst eine E-Mail, wer gefragt wurde.
2. Deine Entscheidung. Findet auch Runde 2 keinen Termin, erhältst du „Deine Entscheidung“ mit den besten Optionen und drei Möglichkeiten: den besten Termin trotzdem bestätigen, eine Woche anhängen und alle noch einmal fragen oder absagen. Eine dritte Runde startet Kairobot nie von selbst.

Wenn du „nachfragen“ ausschaltest, schickt dir schon die erste erfolglose Runde die besten Optionen. Du kannst dann selbst bestimmte Gäste um neue Zeiten bitten, mit Zeitvorschlägen und einer Notiz. Scheitert auch das, kommt „Deine Entscheidung“.

Antworten, die nach dem Ende einer Runde eintreffen, zählen trotzdem. Ergibt sich daraus ein Termin, wird er wie gewohnt bestätigt.

Im Freigabemodus bekommst du eine Erinnerung, wenn du nach 24 Stunden noch keinen Termin freigegeben hast, und eine letzte Mahnung, wenn der beste Termin weniger als einen Tag entfernt ist. Verstreichen alle vorgeschlagenen Termine, sucht Kairobot erneut.

• Bestätigung. Alle, die geantwortet haben, erhalten Zeit, Ort und wie viele dabei sind, mit einem Button Zum Kalender hinzufügen und einer Kalenderdatei im Anhang der E-Mails.
• Erinnerung. Alle werden am Vortag erinnert.
• Pläne ändern sich. Ein Gast kann in seiner Bestätigung auf „Du kannst nicht?“ tippen. Du erhältst eine E-Mail mit einem Link zum Termin.
• Verschieben. Wähle, wessen Pläne sich geändert haben, und füge eine Notiz hinzu. Der bestätigte Termin wird verworfen und nie wieder vorgeschlagen, alle Antworten bleiben erhalten, und nur die ausgewählten Personen werden gefragt. Alle anderen erfahren, dass der Termin entfällt, und ihr Kalendereintrag wird entfernt. Die neue Runde dauert mindestens 24 Stunden.
• Gäste später hinzufügen. Wer nach der Festlegung des Termins hinzukommt, erhält statt einer Einladung die Bestätigung.
• Absagen. Alle Eingeladenen werden informiert, und die Kalendereinträge werden entfernt.
• Löschen. Der Termin und alles darin wird gelöscht. Gäste werden nicht informiert – sag also zuerst ab.

Ein wiederkehrender Termin wiederholt sich in einem festen Rhythmus: jede Woche, alle zwei Wochen oder alle vier Wochen, an den Tagen, die du auswählst.

• Zehn Tage vor jedem Datum erhalten alle auf der Liste einen neuen Link für dieses Datum.
• Antworten sind drei Tage vor dem Datum fällig.
• Ein Datum findet statt, wenn deine Mindestzahl an Personen kommen kann. Mit 0 müssen alle können, die antworten.
• Es gibt keine zweite Runde: Jedes Datum wird mit denen bestätigt, die können.
• Die Serie endet von selbst, wenn ihr Zeitraum vorbei ist.

Ein Programm mit mehreren Runden macht aus einer Teilnehmerliste einen Plan aus Spielen oder Sitzungen. Formate:

1. Alle Teilnehmenden erhalten eine persönliche Seite. Dort legen sie einmal ihre wöchentliche Verfügbarkeit fest, plus Ausnahmen, und können sie jederzeit ändern.
2. Kairobot plant jedes Spiel so, dass beide Seiten frei sind, niemand doppelt gebucht ist und nie mehr Spiele gleichzeitig laufen, als du Plätze oder Räume hast. Die Spiele werden bestätigt oder dir zur Freigabe vorgelegt.
3. Beide Seiten erfahren die Zeit und werden am Vortag erinnert.
4. Du trägst die Ergebnisse ein. Die nächsten Spiele werden sofort geplant, Turnierbäume und Tabellen aktualisieren sich. Fehlt nach einem Spiel das Ergebnis, bekommst du eine Erinnerung.

Gibt es für ein Spiel keine gemeinsame Zeit, werden die blockierenden Teilnehmenden gebeten, ihre Verfügbarkeit zu aktualisieren – höchstens zweimal, im Abstand von zwei Tagen. Gibt es dann immer noch keine Zeit, erhältst du dafür eine E-Mail „Deine Entscheidung“. Sind alle Plätze oder Räume belegt, wartet das Spiel, bis du mehr Kapazität oder weitere Tage hinzufügst.

Gäste mit E-Mail-Adresse erhalten E-Mails, Gäste mit Telefonnummer erhalten SMS. Du erhältst immer E-Mails.

• Kein Konto. Gäste handeln über ihren privaten Link. Jede neue Nachricht enthält einen frischen Link, und Links laufen 14 Tage nach dem Versand oder eine Woche nach dem letzten Datum ab.
• Sprachen. Gäste erhalten Nachrichten in der unter Einstellungen gewählten Sprache: English, Deutsch, Ελληνικά, Español, Français, Italiano, Nederlands, Polski, Português oder Türkçe.
• Zeitzonen. Zeiten werden in der Zeitzone des Termins angezeigt. Gäste anderswo sehen einen Hinweis mit beiden Zonen.
• SMS. SMS kommen von „Kairobot“ und können nicht beantwortet werden. Sie gehen an Nummern in der EU, im EWR, im Vereinigten Königreich, in der Schweiz und in der Türkei.
• Datenschutz. Du entscheidest, wen du einlädst; Kairobot verarbeitet die Daten nur, um deine Termine zu planen. Gäste sehen Anzeigenamen, nie die E-Mail-Adressen oder Telefonnummern anderer. Siehe Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag.

• Tarife. €29 pro Monat oder €290 pro Jahr, inkl. MwSt., nach der kostenlosen Testphase. Alle Funktionen sind enthalten. Gäste zahlen nie.
• Abonnement. Zum Erstellen von Terminen und Einladen von Personen brauchst du eine aktive Testphase oder ein Abonnement. Verwalte oder kündige es unter Abrechnung; es läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums.
• Konto schließen. Einstellungen → Konto schließen löscht das Konto und alles darin sofort.
• Aufbewahrung. Termine werden 12 Monate nach ihrem Ende gelöscht. Konten ohne bezahlten Tarif, die 24 Monate ungenutzt sind, werden gelöscht, mit einer Warnung 30 Tage vorher. Backups werden 14 Tage aufbewahrt.