Documentación

Kairobot encuentra una hora que le vaya bien a un grupo. Invitas a la gente, marcan las horas en las que pueden y Kairobot confirma una hora y se lo comunica a todos.

1. Crea una cuenta con tu correo o con Google. Cada cuenta nueva empieza con una prueba gratuita de 14 días con todo incluido y sin tarjeta.
2. Elige qué organizas: Una reunión, Recurrente o Por rondas (torneos, ligas y emparejamientos).
3. Añade a las personas que quieres invitar por correo electrónico o número de teléfono. No necesitan cuenta.

El idioma de la pantalla se elige en cada dispositivo desde el menú de la barra superior. El idioma en el que tus invitados reciben los mensajes se configura aparte en Ajustes.

Una reunión busca una única hora: una reunión de equipo, una cena, un 1:1 o un offsite. El asistente tiene cuatro pasos.

Cada invitado recibe un enlace privado por correo o SMS. Marca las horas en las que puede desde cualquier dispositivo y envía su respuesta. Después, su página queda en solo lectura, con un botón para avisarte si cambian sus planes.

Las plantillas aplican valores razonables: un 1:1 no vuelve a preguntar automáticamente y una salida de equipo es suficiente con un 75 % y cinco días para responder. Todos los ajustes se pueden cambiar.

Kairobot busca una hora en cuanto todos han respondido o cuando vence el plazo de respuesta, lo que ocurra primero.

• Plazo de respuesta. Por defecto, tres días después de crear el evento, o un día antes de que empiecen las fechas si es antes, y nunca menos de seis horas. Puedes elegir tu propia fecha. Quienes no han respondido reciben un último recordatorio doce horas antes.
• Suficiente. Por defecto, una hora debe irles bien a todos en grupos de hasta seis, y a tres de cada cuatro invitados en grupos más grandes. Puedes fijar tu propio mínimo como número de personas o como porcentaje.
• Invitados imprescindibles. Una hora solo se confirma si todos los invitados marcados con ☆ pueden asistir.
• Nunca en el pasado. Las horas que ya han pasado nunca se proponen.

Si existe una hora suficiente, Kairobot confirma la más temprana con más personas, o te envía por correo las mejores opciones para que las apruebes.

Si no existe ninguna, Kairobot vuelve a preguntar, una sola vez:

1. Ronda 2. Solo se pregunta a quienes bloquean la mejor hora, sugiriendo a cada uno las mejores horas en las que todavía no puede. También se pregunta a los invitados imprescindibles que nunca respondieron. Tienen 48 horas. Recibes un correo con las personas a las que se ha preguntado.
2. Te toca decidir. Si la ronda 2 sigue sin encontrar hora, recibes «te toca decidir» con las mejores opciones y tres alternativas: confirmar igualmente la mejor hora, añadir una semana y preguntar a todos una vez más, o cancelar. Kairobot nunca inicia una tercera ronda por su cuenta.

Si desactivas «Preguntar una vez más a quienes bloquean», la primera ronda fallida te envía en su lugar las mejores opciones, y puedes pedir tú mismo nuevas horas a invitados concretos, con horas sugeridas y una nota. Un segundo fallo envía «te toca decidir».

Las respuestas que llegan después de cerrar una ronda se siguen contando. Si dan lugar a una hora, se confirma como de costumbre.

En el modo de aprobación, si no has aprobado una hora en 24 horas recibes un recordatorio, y un último aviso cuando falta menos de un día para la mejor hora. Si todas las horas propuestas pasan, Kairobot vuelve a buscar.

• Confirmación. Todos los que respondieron reciben la hora, el lugar y cuántos pueden asistir, con un botón Añadir al calendario y un archivo de calendario adjunto en los correos.
• Recordatorio. Todos reciben un recordatorio el día anterior.
• Cambio de planes. Un invitado puede pulsar «¿No puedes?» en su confirmación. Recibes un correo con un enlace al evento.
• Reprogramar. Elige a quién le han cambiado los planes y añade una nota. La hora confirmada se descarta y no se vuelve a proponer, se conservan las respuestas de todos y solo se pregunta a las personas que elijas. A los demás se les avisa de que la hora se anula y se elimina su entrada del calendario. La nueva ronda dura al menos 24 horas.
• Añadir invitados más tarde. Las personas añadidas después de fijar la hora reciben la confirmación en lugar de una invitación.
• Cancelar. Se avisa a todos los invitados y se eliminan las entradas del calendario.
• Eliminar. Se borra el evento y todo su contenido. No se avisa a los invitados, así que cancela primero.

Un evento recurrente se repite con un ritmo: cada semana, cada dos semanas o cada cuatro semanas, en los días que elijas.

• Diez días antes de cada fecha, todos los de la lista reciben un enlace nuevo para esa fecha.
• Las respuestas vencen tres días antes de la fecha.
• Cada fecha se celebra cuando puede asistir tu número mínimo de personas. Pon 0 para exigir a todos los que respondan.
• No hay segunda ronda: cada fecha se confirma con quienes puedan asistir.
• La serie termina sola cuando acaba su rango de fechas.

Un programa por rondas convierte una lista de participantes en un calendario de partidos o sesiones. Formatos:

1. Cada participante recibe una página personal. Indica su disponibilidad semanal una sola vez, más las excepciones, y puede cambiarla cuando quiera.
2. Kairobot programa cada partido para que ambas partes estén libres, nadie tenga dos compromisos a la vez y no se jueguen más partidos simultáneos que pistas o salas tienes. Los confirma o los reserva para tu aprobación.
3. Ambas partes reciben la hora y un recordatorio el día anterior.
4. Tú introduces los resultados. Los siguientes partidos se programan al instante y se actualizan los cuadros y las clasificaciones. Si falta un resultado después de un partido, recibes un recordatorio.

Cuando un partido no tiene una hora común, se pide a los participantes que lo bloquean que actualicen su disponibilidad, como máximo dos veces y con dos días de separación. Si sigue sin hora, recibes un único correo «te toca decidir» sobre ese partido. Cuando todas las pistas o salas están ocupadas, el partido espera hasta que añadas capacidad o más días.

Los invitados con correo electrónico reciben correos; los invitados con número de teléfono reciben SMS. Tú siempre recibes correos.

• Sin cuenta. Los invitados actúan desde su enlace privado. Cada mensaje nuevo lleva un enlace nuevo, y los enlaces caducan 14 días después de enviarse o una semana después de que terminen las fechas.
• Idiomas. Los invitados reciben los mensajes en el idioma configurado en Ajustes: English, Deutsch, Ελληνικά, Español, Français, Italiano, Nederlands, Polski, Português o Türkçe.
• Zonas horarias. Las horas se muestran en la zona horaria del evento. Los invitados que están en otra zona ven una nota con ambas zonas.
• SMS. Los SMS llegan de «Kairobot» y no admiten respuesta. Se envían a números de la UE, el EEE, el Reino Unido, Suiza y Türkiye.
• Privacidad. Tú decides a quién invitar; Kairobot trata sus datos solo para programar tus eventos. Los invitados ven nombres visibles, nunca los correos ni los teléfonos de otras personas. Consulta la política de privacidad y el acuerdo de tratamiento de datos.

• Planes. €29 al mes o €290 al año, IVA incluido, después de la prueba gratuita. Todas las funciones están incluidas. Los invitados nunca pagan.
• Suscripción. Para crear eventos e invitar a personas hace falta una prueba o una suscripción activa. Gestiónala o cancélala en Facturación; sigue activa hasta el final del periodo pagado.
• Cerrar tu cuenta. Ajustes → Cerrar cuenta elimina al instante la cuenta y todo su contenido.
• Conservación. Los eventos se eliminan 12 meses después de terminar. Las cuentas sin plan de pago que no se usan durante 24 meses se eliminan, con un aviso 30 días antes. Las copias de seguridad se conservan 14 días.