Documentation

Kairobot trouve un horaire qui convient à un groupe. Tu invites des personnes, elles indiquent quand elles sont disponibles, et Kairobot confirme un horaire et prévient tout le monde.

1. Crée un compte avec ton adresse e-mail ou Google. Chaque nouveau compte démarre avec un essai gratuit de 14 jours, tout compris et sans carte bancaire.
2. Choisis ce que tu organises : Réunion unique, Récurrent ou Multi-tours (tournois, championnats et appariements).
3. Ajoute les personnes à inviter par adresse e-mail ou numéro de téléphone. Elles n’ont pas besoin de compte.

La langue d’affichage se règle par appareil, depuis le menu de la barre de l’application. La langue dans laquelle tes invités reçoivent les messages se règle séparément dans Paramètres.

Une réunion unique cherche un seul horaire : une réunion d’équipe, un dîner, un tête-à-tête ou un séminaire. L’assistant compte quatre étapes.

Chaque invité reçoit un lien privé par e-mail ou SMS. Il indique ses disponibilités depuis n’importe quel appareil et envoie sa réponse. Sa page passe ensuite en lecture seule, avec un bouton pour te prévenir si ses plans changent.

Les modèles proposent des réglages par défaut adaptés : un tête-à-tête ne redemande pas automatiquement, et une sortie d’équipe est suffisante à 75 % avec cinq jours pour répondre. Chaque réglage reste modifiable.

Kairobot cherche un horaire dès que tout le monde a répondu ou à la date limite des réponses, selon ce qui arrive en premier.

• Date limite des réponses. Par défaut, trois jours après la création de l’événement, ou la veille de la première date si c’est plus tôt, et jamais moins de six heures. Tu peux choisir ta propre date. Les invités qui n’ont pas répondu reçoivent un dernier rappel douze heures avant.
• Suffisant. Par défaut, un horaire doit convenir à tout le monde dans les groupes jusqu’à six personnes, et à trois invités sur quatre au-delà. Tu peux fixer ton propre minimum, en nombre de personnes ou en pourcentage.
• Invités indispensables. Un horaire n’est confirmé que si tous les invités marqués ☆ peuvent venir.
• Jamais dans le passé. Les horaires déjà passés ne sont jamais proposés.

S’il existe un horaire suffisant, Kairobot confirme le plus tôt avec le plus de monde, ou t’envoie par e-mail les meilleures options à valider.

S’il n’y en a pas, Kairobot redemande — une seule fois :

1. Tour 2. Seules les personnes qui bloquent le meilleur horaire sont sollicitées, chacune avec une suggestion des meilleurs horaires où elle n’est pas encore disponible. Les invités indispensables qui n’ont jamais répondu sont aussi sollicités. Ils ont 48 heures. Tu reçois un e-mail indiquant qui a été sollicité.
2. À toi de décider. Si le tour 2 ne trouve toujours pas d’horaire, tu reçois «  À toi de décider  » avec les meilleures options et trois choix : confirmer quand même le meilleur horaire, ajouter une semaine et redemander une fois à tout le monde, ou annuler. Kairobot ne lance jamais de troisième tour de lui-même.

Si tu désactives «  redemander  », le premier tour sans résultat t’envoie directement les meilleures options, et tu peux toi-même demander de nouveaux horaires à certains invités, avec des suggestions et une note. Un second échec t’envoie «  À toi de décider  ».

Les réponses arrivées après la clôture d’un tour sont quand même prises en compte. Si elles permettent un horaire, il est confirmé comme d’habitude.

En mode validation, tu reçois un rappel si tu n’as pas validé d’horaire au bout de 24 heures, et un dernier rappel quand le meilleur horaire est à moins d’un jour. Si tous les horaires proposés sont passés, Kairobot cherche à nouveau.

• Confirmation. Tous ceux qui ont répondu reçoivent l’horaire, le lieu et le nombre de personnes disponibles, avec un bouton Ajouter au calendrier et un fichier calendrier joint aux e-mails.
• Rappel. Tout le monde reçoit un rappel la veille.
• Les plans changent. Un invité peut toucher «  Tu ne peux pas ? » sur sa confirmation. Tu reçois un e-mail avec un lien vers l’événement.
• Reporter. Choisis les personnes dont les plans ont changé et ajoute une note. L’horaire confirmé est abandonné et ne sera plus jamais proposé, les réponses de chacun sont conservées, et seules les personnes choisies sont sollicitées. Les autres sont prévenus que l’horaire est annulé et leur entrée de calendrier est supprimée. Le nouveau tour dure au moins 24 heures.
• Ajouter des invités plus tard. Les personnes ajoutées une fois l’horaire fixé reçoivent la confirmation au lieu d’une invitation.
• Annuler. Tous les invités sont prévenus et les entrées de calendrier sont supprimées.
• Supprimer. L’événement et tout son contenu sont effacés. Les invités ne sont pas prévenus : annule d’abord.

Un événement récurrent se répète à un rythme régulier : toutes les semaines, toutes les deux semaines ou toutes les quatre semaines, les jours que tu choisis.

• Dix jours avant chaque date, tous les participants de la liste reçoivent un nouveau lien pour cette date.
• Les réponses sont attendues trois jours avant la date.
• Chaque date a lieu si ton nombre minimum de personnes peut venir. Mets 0 pour exiger tous ceux qui répondent.
• Il n’y a pas de second tour : chaque date est confirmée avec ceux qui peuvent venir.
• La série s’arrête d’elle-même à la fin de sa période.

Un programme multi-tours transforme une liste de participants en calendrier de rencontres ou de séances. Formats :

1. Chaque participant reçoit une page personnelle. Il y indique une fois ses disponibilités hebdomadaires, ainsi que les exceptions, et peut les modifier à tout moment.
2. Kairobot planifie chaque rencontre pour que les deux camps soient libres, que personne ne soit réservé deux fois et qu’il n’y ait jamais plus de rencontres simultanées que de terrains ou de salles. Il les confirme ou attend ton accord.
3. Les deux camps sont informés de l’horaire et reçoivent un rappel la veille.
4. Tu saisis les résultats. Les rencontres suivantes sont planifiées aussitôt, et les tableaux et classements se mettent à jour. S’il manque un résultat après une rencontre, tu reçois un rappel.

Quand une rencontre n’a aucun horaire commun, les participants qui la bloquent sont invités à mettre à jour leurs disponibilités, au maximum deux fois et à deux jours d’intervalle. S’il n’y a toujours pas d’horaire, tu reçois un seul e-mail «  À toi de décider  » pour cette rencontre. Quand tous les terrains ou salles sont occupés, la rencontre attend que tu ajoutes de la capacité ou des jours.

Les invités avec une adresse e-mail reçoivent des e-mails ; ceux avec un numéro de téléphone reçoivent des SMS. Toi, tu reçois toujours des e-mails.

• Pas de compte. Les invités passent par leur lien privé. Chaque nouveau message contient un nouveau lien, et les liens expirent 14 jours après leur envoi ou une semaine après la dernière date.
• Langues. Les invités reçoivent les messages dans la langue choisie dans Paramètres : English, Deutsch, Ελληνικά, Español, Français, Italiano, Nederlands, Polski, Português ou Türkçe.
• Fuseaux horaires. Les horaires sont affichés dans le fuseau de l’événement. Les invités ailleurs voient une note indiquant les deux fuseaux.
• SMS. Les SMS proviennent de «  Kairobot  » et on ne peut pas y répondre. Ils sont envoyés aux numéros de l’UE, de l’EEE, du Royaume-Uni, de Suisse et de Turquie.
• Confidentialité. Tu décides qui inviter ; Kairobot traite leurs données uniquement pour planifier tes événements. Les invités voient les noms affichés, jamais les adresses e-mail ou numéros de téléphone des autres. Voir la politique de confidentialité et l’accord de traitement des données.

• Offres. €29 par mois ou €290 par an, TVA incluse, après l’essai gratuit. Toutes les fonctionnalités sont incluses. Les invités ne paient jamais.
• Abonnement. Créer des événements et inviter des personnes nécessite un essai ou un abonnement actif. Gère-le ou résilie-le dans Facturation ; il court jusqu’à la fin de la période payée.
• Fermer ton compte. Paramètres → Fermer le compte supprime immédiatement le compte et tout son contenu.
• Conservation. Les événements sont supprimés 12 mois après leur fin. Les comptes sans offre payante inutilisés pendant 24 mois sont supprimés, avec un avertissement 30 jours avant. Les sauvegardes sont conservées 14 jours.