Documentazione

Kairobot trova un orario che vada bene a un gruppo. Inviti le persone, loro segnano gli orari in cui ci sono e Kairobot conferma un orario e lo comunica a tutti.

1. Crea un account con la tua email o con Google. Ogni nuovo account parte con una prova gratuita di 14 giorni con tutto incluso e senza carta.
2. Scegli cosa stai organizzando: Riunione singola, Ricorrente o Multi-turno (tornei, campionati e abbinamenti).
3. Aggiungi le persone che vuoi invitare tramite indirizzo email o numero di telefono. Non serve loro un account.

La lingua dello schermo si imposta su ogni dispositivo dal menu nella barra dell’app. La lingua in cui i tuoi invitati ricevono i messaggi si imposta a parte in Impostazioni.

Una riunione singola trova un solo orario: una riunione di team, una cena, un 1:1 o un offsite. La procedura guidata ha quattro passaggi.

Ogni invitato riceve un link privato via email o SMS. Segna gli orari in cui c’è da qualsiasi dispositivo e invia la risposta. Dopo, la sua pagina è di sola lettura, con un pulsante per avvisarti se i suoi piani cambiano.

I modelli impostano valori sensati: un 1:1 non richiede automaticamente e un’uscita di team va bene al 75 % con cinque giorni per rispondere. Ogni impostazione resta modificabile.

Kairobot cerca un orario non appena tutti hanno risposto o quando scade il termine per le risposte, a seconda di cosa avviene prima.

• Termine per le risposte. Per impostazione predefinita tre giorni dopo la creazione dell’evento, oppure un giorno prima dell’inizio delle date se è prima, e mai meno di sei ore. Puoi scegliere tu la data. Chi non ha risposto riceve un ultimo promemoria dodici ore prima.
• Va bene. Per impostazione predefinita un orario deve andare bene a tutti nei gruppi fino a sei persone, e a tre invitati su quattro nei gruppi più grandi. Puoi impostare un minimo tuo come numero di persone o percentuale.
• Invitati indispensabili. Un orario viene confermato solo se tutti gli invitati segnati con ☆ possono esserci.
• Mai nel passato. Gli orari già passati non vengono mai proposti.

Quando esiste un orario che va bene, Kairobot conferma il primo con più persone, oppure ti invia via email le opzioni migliori da approvare.

Quando non ne esiste nessuno, Kairobot chiede di nuovo, una sola volta:

1. Turno 2. Viene chiesto solo a chi blocca l’orario migliore, suggerendo a ciascuno gli orari migliori in cui non c’è ancora. Viene chiesto anche agli invitati indispensabili che non hanno mai risposto. Hanno 48 ore. Ricevi un’email con le persone a cui è stato chiesto.
2. Decidi tu. Se anche il turno 2 non trova un orario, ricevi «decidi tu» con le opzioni migliori e tre scelte: confermare comunque l’orario migliore, aggiungere una settimana e chiedere a tutti ancora una volta, oppure annullare. Kairobot non avvia mai un terzo turno da solo.

Se disattivi «Chiedere ancora una volta a chi blocca», il primo turno fallito ti invia invece le opzioni migliori, e puoi chiedere tu nuovi orari a invitati specifici, con orari suggeriti e una nota. Un secondo fallimento invia «decidi tu».

Le risposte che arrivano dopo la chiusura di un turno vengono comunque conteggiate. Se producono un orario, questo viene confermato come di consueto.

In modalità approvazione, se non hai approvato un orario entro 24 ore ricevi un promemoria, e un ultimo avviso quando manca meno di un giorno all’orario migliore. Se tutti gli orari proposti passano, Kairobot cerca di nuovo.

• Conferma. Tutti quelli che hanno risposto ricevono l’orario, il luogo e quante persone ci sono, con un pulsante Aggiungi al calendario e un file di calendario allegato alle email.
• Promemoria. Tutti ricevono un promemoria il giorno prima.
• Cambi di programma. Un invitato può premere «Non puoi?» nella sua conferma. Ricevi un’email con un link all’evento.
• Riprogrammare. Scegli a chi sono cambiati i piani e aggiungi una nota. L’orario confermato viene scartato e non viene più proposto, le risposte di tutti vengono mantenute e viene chiesto solo alle persone che hai scelto. A tutti gli altri viene comunicato che l’orario è annullato e la voce nel loro calendario viene rimossa. Il nuovo turno dura almeno 24 ore.
• Aggiungere invitati dopo. Le persone aggiunte dopo che l’orario è fissato ricevono la conferma invece di un invito.
• Annullare. Tutti gli invitati vengono avvisati e le voci di calendario vengono rimosse.
• Eliminare. L’evento e tutto il suo contenuto vengono cancellati. Gli invitati non vengono avvisati, quindi prima annulla.

Un evento ricorrente si ripete con un ritmo: ogni settimana, ogni due settimane o ogni quattro settimane, nei giorni che scegli.

• Dieci giorni prima di ogni data, tutti quelli in elenco ricevono un nuovo link per quella data.
• Le risposte vanno date entro tre giorni prima della data.
• Ogni data si tiene quando può esserci il tuo numero minimo di persone. Imposta 0 per richiedere tutti quelli che rispondono.
• Non c’è un secondo turno: ogni data viene confermata con chi può esserci.
• La serie termina da sola quando finisce il suo intervallo di date.

Un programma multi-turno trasforma un elenco di partecipanti in un calendario di partite o sessioni. Formati:

1. Ogni partecipante riceve una pagina personale. Imposta una volta la sua disponibilità settimanale, più eventuali eccezioni, e può modificarla in qualsiasi momento.
2. Kairobot programma ogni partita in modo che entrambe le parti siano libere, nessuno abbia due impegni insieme e non si giochino in contemporanea più partite dei campi o delle sale che hai. Le conferma o le tiene in attesa della tua approvazione.
3. Entrambe le parti ricevono l’orario e un promemoria il giorno prima.
4. Inserisci tu i risultati. Le partite successive vengono programmate subito e tabelloni e classifiche si aggiornano. Se dopo una partita manca il risultato, ricevi un promemoria.

Quando una partita non ha un orario comune, ai partecipanti che la bloccano viene chiesto di aggiornare la disponibilità, al massimo due volte e a due giorni di distanza. Se ancora non c’è un orario, ricevi un’unica email «decidi tu» per quella partita. Quando tutti i campi o le sale sono occupati, la partita attende finché non aggiungi capacità o altri giorni.

Gli invitati con un indirizzo email ricevono email; gli invitati con un numero di telefono ricevono SMS. Tu ricevi sempre email.

• Nessun account. Gli invitati agiscono tramite il loro link privato. Ogni nuovo messaggio contiene un link nuovo, e i link scadono 14 giorni dopo l’invio o una settimana dopo la fine delle date.
• Lingue. Gli invitati ricevono i messaggi nella lingua impostata in Impostazioni: English, Deutsch, Ελληνικά, Español, Français, Italiano, Nederlands, Polski, Português o Türkçe.
• Fusi orari. Gli orari sono mostrati nel fuso orario dell’evento. Gli invitati che si trovano altrove vedono una nota con entrambi i fusi.
• SMS. Gli SMS arrivano da «Kairobot» e non è possibile rispondere. Vengono inviati a numeri nell’UE, nel SEE, nel Regno Unito, in Svizzera e in Türkiye.
• Privacy. Decidi tu chi invitare; Kairobot tratta i loro dati solo per programmare i tuoi eventi. Gli invitati vedono i nomi visualizzati, mai gli indirizzi email o i numeri di telefono degli altri. Consulta l’informativa sulla privacy e l’accordo sul trattamento dei dati.

• Piani. €29 al mese o €290 all’anno, IVA inclusa, dopo la prova gratuita. Tutte le funzioni sono incluse. Gli invitati non pagano mai.
• Abbonamento. Per creare eventi e invitare persone serve una prova o un abbonamento attivo. Gestiscilo o disdicilo in Fatturazione; resta attivo fino alla fine del periodo pagato.
• Chiudere l’account. Impostazioni → Chiudi account elimina subito l’account e tutto il suo contenuto.
• Conservazione. Gli eventi vengono eliminati 12 mesi dopo la loro conclusione. Gli account senza piano a pagamento inutilizzati per 24 mesi vengono eliminati, con un avviso 30 giorni prima. I backup vengono conservati per 14 giorni.