Documentatie

Kairobot vindt een tijd die voor een groep werkt. Je nodigt mensen uit, zij geven aan wanneer ze kunnen, en Kairobot bevestigt een tijd en laat het iedereen weten.

1. Maak een account aan met je e-mailadres of Google. Elk nieuw account begint met een gratis proefperiode van 14 dagen, met alles erin en zonder creditcard.
2. Kies wat je organiseert: Eén afspraak, Terugkerend of Meerdere rondes (toernooien, competities en koppelingen).
3. Voeg de mensen toe die je wilt uitnodigen, met e-mailadres of telefoonnummer. Ze hebben geen account nodig.

Je weergavetaal stel je per apparaat in via het menu in de appbalk. De taal waarin je gasten berichten ontvangen, stel je apart in onder Instellingen.

Eén afspraak zoekt één tijd: een teamoverleg, een etentje, een 1-op-1 of een offsite. De wizard heeft vier stappen.

Elke gast krijgt een persoonlijke link per e-mail of sms. Op elk apparaat geven ze aan wanneer ze kunnen en sturen ze hun antwoord. Daarna is hun pagina alleen-lezen, met een knop om je te laten weten als hun plannen veranderen.

Sjablonen zetten handige standaardwaarden: een 1-op-1 vraagt niet automatisch opnieuw, en een teamuitje is goed genoeg bij 75 % met vijf dagen om te antwoorden. Elke instelling blijft aan te passen.

Kairobot zoekt een tijd zodra iedereen heeft geantwoord, of wanneer de antwoorddeadline verstrijkt, wat het eerst komt.

• Antwoorddeadline. Standaard drie dagen nadat je de afspraak aanmaakt, of één dag voor de eerste datum als dat eerder is, en nooit minder dan zes uur. Je kunt ook zelf een datum kiezen. Gasten die nog niet hebben geantwoord, krijgen twaalf uur vooraf een laatste herinnering.
• Goed genoeg. Standaard moet een tijd in groepen tot zes personen iedereen passen, en in grotere groepen drie op de vier gasten. Je kunt zelf een minimum instellen als aantal personen of percentage.
• Verplichte gasten. Een tijd wordt alleen bevestigd als elke gast met ☆ kan.
• Nooit in het verleden. Tijden die al voorbij zijn, worden nooit voorgesteld.

Is er een tijd die goed genoeg is, dan bevestigt Kairobot de vroegste met de meeste mensen, of mailt het je de beste opties om goed te keuren.

Is die er niet, dan vraagt Kairobot het opnieuw — één keer:

1. Ronde 2. Alleen de mensen die de beste tijd blokkeren worden gevraagd, elk met voorstellen voor de beste tijden waarop ze nu nog niet kunnen. Verplichte gasten die nooit hebben geantwoord, worden ook gevraagd. Ze hebben 48 uur. Je krijgt een e-mail met wie er gevraagd is.
2. Jouw beslissing. Vindt ook ronde 2 geen tijd, dan krijg je “Jouw beslissing” met de beste opties en drie keuzes: de beste tijd toch bevestigen, een week toevoegen en iedereen nog één keer vragen, of annuleren. Kairobot begint nooit zelf aan een derde ronde.

Zet je “opnieuw vragen” uit, dan stuurt de eerste mislukte ronde je meteen de beste opties, en kun je zelf specifieke gasten om nieuwe tijden vragen, met voorgestelde tijden en een notitie. Mislukt het een tweede keer, dan krijg je “Jouw beslissing”.

Antwoorden die binnenkomen nadat een ronde is gesloten, tellen nog steeds mee. Levert dat een tijd op, dan wordt die zoals gewoonlijk bevestigd.

In goedkeuringsmodus krijg je een herinnering als je na 24 uur nog geen tijd hebt goedgekeurd, en een laatste oproep als de beste tijd minder dan een dag weg is. Verstrijken alle voorgestelde tijden, dan zoekt Kairobot opnieuw.

• Bevestiging. Iedereen die heeft geantwoord, krijgt de tijd, de plek en hoeveel mensen er kunnen, met een knop Toevoegen aan agenda en een agendabestand als bijlage bij e-mails.
• Herinnering. Iedereen krijgt de dag ervoor een herinnering.
• Plannen veranderen. Een gast kan in de bevestiging op “Kun je niet?” tikken. Je krijgt dan een e-mail met een link naar de afspraak.
• Verzetten. Kies wiens plannen zijn veranderd en voeg een notitie toe. De bevestigde tijd vervalt en wordt nooit meer voorgesteld, alle antwoorden blijven bewaard, en alleen de mensen die je kiest worden gevraagd. Alle anderen horen dat de tijd niet doorgaat en hun agenda-item wordt verwijderd. De nieuwe ronde duurt minstens 24 uur.
• Later gasten toevoegen. Wie wordt toegevoegd nadat de tijd vaststaat, krijgt de bevestiging in plaats van een uitnodiging.
• Annuleren. Alle genodigden krijgen bericht en agenda-items worden verwijderd.
• Verwijderen. De afspraak en alles erin wordt gewist. Gasten krijgen geen bericht, dus annuleer eerst.

Een terugkerende afspraak herhaalt zich in een vast ritme: elke week, om de twee weken of om de vier weken, op de dagen die je kiest.

• Tien dagen voor elke datum krijgt iedereen op de lijst een nieuwe link voor die datum.
• Antwoorden moeten drie dagen voor de datum binnen zijn.
• Een datum gaat door als je minimumaantal mensen kan komen. Kies 0 om iedereen die antwoordt te vereisen.
• Er is geen tweede ronde: elke datum wordt bevestigd met wie er kan.
• De reeks stopt vanzelf als de periode voorbij is.

Een programma met meerdere rondes maakt van een deelnemerslijst een schema van wedstrijden of sessies. Formats:

1. Elke deelnemer krijgt één persoonlijke pagina. Daar stellen ze één keer hun wekelijkse beschikbaarheid in, plus eventuele uitzonderingen, en die kunnen ze altijd aanpassen.
2. Kairobot plant elke wedstrijd zo dat beide kanten vrij zijn, niemand dubbel geboekt is en er nooit meer wedstrijden tegelijk zijn dan je banen of zalen hebt. Wedstrijden worden bevestigd of eerst aan jou voorgelegd.
3. Beide kanten horen de tijd en krijgen de dag ervoor een herinnering.
4. Jij voert de uitslagen in. De volgende wedstrijden worden meteen gepland, en schema’s en standen worden bijgewerkt. Ontbreekt na een wedstrijd de uitslag, dan krijg je één herinnering.

Heeft een wedstrijd geen gezamenlijke tijd, dan worden de deelnemers die hem blokkeren gevraagd hun beschikbaarheid bij te werken, hooguit twee keer en met twee dagen ertussen. Is er dan nog steeds geen tijd, dan krijg je er één e-mail “Jouw beslissing” over. Zijn alle banen of zalen bezet, dan wacht de wedstrijd tot je capaciteit of extra dagen toevoegt.

Gasten met een e-mailadres krijgen e-mails; gasten met een telefoonnummer krijgen sms’jes. Jij krijgt altijd e-mail.

• Geen account. Gasten regelen alles via hun persoonlijke link. Elk nieuw bericht bevat een nieuwe link, en links verlopen 14 dagen na verzending of een week na de laatste datum.
• Talen. Gasten krijgen berichten in de taal die onder Instellingen is gekozen: English, Deutsch, Ελληνικά, Español, Français, Italiano, Nederlands, Polski, Português of Türkçe.
• Tijdzones. Tijden worden getoond in de tijdzone van de afspraak. Gasten elders zien een melding met beide zones.
• Sms. Sms’jes komen van “Kairobot” en je kunt er niet op antwoorden. Ze gaan naar nummers in de EU, de EER, het VK, Zwitserland en Turkije.
• Privacy. Jij bepaalt wie je uitnodigt; Kairobot verwerkt hun gegevens alleen om je afspraken te plannen. Gasten zien weergavenamen, nooit de e-mailadressen of telefoonnummers van anderen. Zie het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst.

• Abonnementen. €29 per maand of €290 per jaar, btw inbegrepen, na de gratis proefperiode. Alle functies zijn inbegrepen. Gasten betalen nooit.
• Abonnement. Voor het aanmaken van afspraken en het uitnodigen van mensen is een actieve proefperiode of een abonnement nodig. Beheer of annuleer het onder Facturering; het loopt door tot het einde van de betaalde periode.
• Je account sluiten. Instellingen → Account sluiten verwijdert het account en alles erin direct.
• Bewaartermijn. Afspraken worden 12 maanden na afloop verwijderd. Accounts zonder betaald abonnement die 24 maanden ongebruikt zijn, worden verwijderd, met een waarschuwing 30 dagen vooraf. Back-ups worden 14 dagen bewaard.