Dokumentacja

Kairobot znajduje termin, który pasuje całej grupie. Zapraszasz osoby, one zaznaczają, kiedy mogą, a Kairobot potwierdza termin i informuje wszystkich.

1. Załóż konto przez e-mail lub Google. Każde nowe konto zaczyna się od 14-dniowego okresu próbnego ze wszystkimi funkcjami i bez karty.
2. Wybierz, co organizujesz: Jedno spotkanie, Cykliczne lub Wielorundowe (turnieje, ligi i pary).
3. Dodaj osoby, które chcesz zaprosić, podając adres e-mail lub numer telefonu. Nie potrzebują konta.

Język interfejsu ustawiasz osobno na każdym urządzeniu w menu na górnym pasku. Język wiadomości do gości ustawiasz oddzielnie w sekcji Ustawienia.

Jedno spotkanie szuka jednego terminu: spotkania zespołu, kolacji, rozmowy 1:1 czy wyjazdu. Kreator ma cztery kroki.

Każdy gość dostaje prywatny link e-mailem lub SMS-em. Zaznacza terminy, które mu pasują, na dowolnym urządzeniu i wysyła odpowiedź. Potem jego strona jest tylko do odczytu, z przyciskiem, którym może dać ci znać, jeśli jego plany się zmienią.

Szablony ustawiają rozsądne wartości domyślne: rozmowa 1:1 nie pyta ponownie automatycznie, a wyjście zespołowe wystarcza przy 75 % i daje pięć dni na odpowiedź. Każde ustawienie możesz zmienić.

Kairobot szuka terminu, gdy wszyscy odpowiedzą albo gdy minie termin odpowiedzi — co nastąpi wcześniej.

• Termin odpowiedzi. Domyślnie trzy dni po utworzeniu wydarzenia albo dzień przed pierwszą datą, jeśli to wcześniej, i nigdy mniej niż sześć godzin. Możesz wybrać własną datę. Goście, którzy nie odpowiedzieli, dostają ostatnie przypomnienie dwanaście godzin wcześniej.
• Wystarczy. Domyślnie termin musi pasować wszystkim w grupach do sześciu osób, a w większych grupach trzem na czterech gości. Możesz ustawić własne minimum jako liczbę osób lub procent.
• Obecność wymagana. Termin jest potwierdzany tylko wtedy, gdy może każdy gość oznaczony ☆.
• Nigdy w przeszłości. Terminy, które już minęły, nigdy nie są proponowane.

Gdy istnieje wystarczający termin, Kairobot potwierdza najwcześniejszy z największą liczbą osób albo wysyła ci e-mailem najlepsze opcje do akceptacji.

Gdy takiego nie ma, Kairobot pyta ponownie — jeden raz:

1. Runda 2. Pytane są tylko osoby, które blokują najlepszy termin; każda dostaje propozycje najlepszych terminów, których jeszcze nie zaznaczyła. Pytani są też goście z wymaganą obecnością, którzy w ogóle nie odpowiedzieli. Mają 48 godzin. Dostajesz e-mail z informacją, kogo zapytano.
2. Twoja decyzja. Jeśli runda 2 nadal nie da terminu, dostajesz „twoja decyzja” z najlepszymi opcjami i trzema wyborami: mimo to potwierdzić najlepszy termin, dodać tydzień i zapytać wszystkich jeszcze raz albo odwołać. Kairobot nigdy sam nie zaczyna trzeciej rundy.

Jeśli wyłączysz ponowne pytanie, po pierwszej nieudanej rundzie dostajesz najlepsze opcje i możesz sam poprosić wybranych gości o nowe terminy, z propozycjami i notatką. Druga porażka wysyła „twoja decyzja”.

Odpowiedzi, które przyjdą po zamknięciu rundy, nadal się liczą. Jeśli dadzą termin, zostaje on potwierdzony jak zwykle.

W trybie akceptacji, jeśli po 24 godzinach nie zaakceptujesz terminu, dostajesz przypomnienie, a ostatnie wezwanie, gdy do najlepszego terminu zostaje mniej niż dzień. Jeśli wszystkie proponowane terminy miną, Kairobot szuka ponownie.

• Potwierdzenie. Każdy, kto odpowiedział, dostaje termin, miejsce i liczbę osób, które mogą przyjść, z przyciskiem Dodaj do kalendarza i plikiem kalendarza w załączniku e-maila.
• Przypomnienie. Wszyscy dostają przypomnienie dzień wcześniej.
• Zmiana planów. Gość może nacisnąć „Nie możesz?” w swoim potwierdzeniu. Dostajesz e-mail z linkiem do wydarzenia.
• Zmiana terminu. Wybierz, czyje plany się zmieniły, i dodaj notatkę. Potwierdzony termin zostaje odrzucony i nie będzie ponownie proponowany, odpowiedzi wszystkich zostają zachowane, a pytane są tylko wybrane osoby. Pozostali dowiadują się, że termin jest nieaktualny, a wpis w ich kalendarzu zostaje usunięty. Nowa runda trwa co najmniej 24 godziny.
• Dodawanie gości później. Osoby dodane po ustaleniu terminu dostają potwierdzenie zamiast zaproszenia.
• Odwołanie. Wszyscy zaproszeni dostają informację, a wpisy w kalendarzach zostają usunięte.
• Usunięcie. Wydarzenie i cała jego zawartość zostają usunięte. Goście nie dostają informacji, więc najpierw je odwołaj.

Wydarzenie cykliczne powtarza się w stałym rytmie: co tydzień, co dwa tygodnie lub co cztery tygodnie, w wybrane przez ciebie dni.

• Dziesięć dni przed każdą datą wszyscy z listy dostają nowy link na tę datę.
• Odpowiedzi przyjmowane są do trzech dni przed datą.
• Każda data dochodzi do skutku, gdy może przyjść twoja minimalna liczba osób. Ustaw 0, aby wymagać wszystkich, którzy odpowiedzą.
• Nie ma drugiej rundy: każda data jest potwierdzana z tymi, którzy mogą.
• Seria kończy się sama, gdy skończy się jej zakres dat.

Program wielorundowy zamienia listę uczestników w harmonogram meczów lub sesji. Formaty:

1. Każdy uczestnik dostaje jedną osobistą stronę. Raz ustawia swoją tygodniową dostępność oraz ewentualne wyjątki i może ją zmienić w dowolnej chwili.
2. Kairobot planuje każdy mecz tak, by obie strony były wolne, nikt nie miał dwóch meczów naraz i by jednocześnie nie odbywało się więcej meczów, niż masz boisk lub sal. Potwierdza je lub czeka na twoją akceptację.
3. Obie strony dostają termin i przypomnienie dzień wcześniej.
4. Wpisujesz wyniki. Kolejne mecze są planowane od razu, a drabinki i tabele się aktualizują. Jeśli po meczu brakuje wyniku, dostajesz jedno przypomnienie.

Gdy mecz nie ma wspólnego terminu, uczestnicy, którzy go blokują, są proszeni o aktualizację dostępności — najwyżej dwa razy, w odstępie dwóch dni. Jeśli nadal nie ma terminu, dostajesz w tej sprawie jeden e-mail „twoja decyzja”. Gdy wszystkie boiska lub sale są zajęte, mecz czeka, aż dodasz miejsca lub więcej dni.

Goście z adresem e-mail dostają e-maile; goście z numerem telefonu dostają SMS-y. Ty zawsze dostajesz e-mail.

• Bez konta. Goście działają przez swój prywatny link. Każda nowa wiadomość zawiera nowy link, a linki wygasają 14 dni po wysłaniu lub tydzień po ostatniej dacie.
• Języki. Goście dostają wiadomości w języku ustawionym w sekcji Ustawienia: English, Deutsch, Ελληνικά, Español, Français, Italiano, Nederlands, Polski, Português lub Türkçe.
• Strefy czasowe. Godziny są pokazywane w strefie czasowej wydarzenia. Goście w innych strefach widzą notkę z nazwami obu stref.
• SMS-y. SMS-y przychodzą od „Kairobot” i nie można na nie odpowiadać. Wysyłamy je na numery z UE, EOG, Wielkiej Brytanii, Szwajcarii i Turcji.
• Prywatność. To ty decydujesz, kogo zaprosić; Kairobot przetwarza dane tych osób wyłącznie w celu planowania twoich wydarzeń. Goście widzą wyświetlane imiona, nigdy cudzych adresów e-mail ani numerów telefonów. Zobacz politykę prywatności i umowę powierzenia przetwarzania danych.

• Plany. €29 miesięcznie lub €290 rocznie, VAT wliczony, po okresie próbnym. Wszystkie funkcje są w cenie. Goście nigdy nie płacą.
• Subskrypcja. Tworzenie wydarzeń i zapraszanie osób wymaga aktywnego okresu próbnego lub subskrypcji. Zarządzasz nią lub ją anulujesz w sekcji Rozliczenia; działa do końca opłaconego okresu.
• Zamknięcie konta. Ustawienia → Zamknij konto od razu usuwa konto i całą jego zawartość.
• Przechowywanie. Wydarzenia są usuwane 12 miesięcy po zakończeniu. Konta bez płatnego planu, nieużywane przez 24 miesiące, są usuwane z ostrzeżeniem 30 dni wcześniej. Kopie zapasowe są przechowywane przez 14 dni.