Documentação

O Kairobot encontra uma hora que sirva a um grupo. Convidas as pessoas, elas marcam as horas em que podem e o Kairobot confirma uma hora e avisa toda a gente.

1. Cria uma conta com o teu email ou com a Google. Cada nova conta começa com um teste gratuito de 14 dias com tudo incluído e sem cartão.
2. Escolhe o que estás a organizar: Uma reunião, Recorrente ou Várias rondas (torneios, ligas e emparelhamentos).
3. Adiciona as pessoas que queres convidar por endereço de email ou número de telefone. Não precisam de conta.

O idioma do ecrã é definido em cada dispositivo, no menu da barra da aplicação. O idioma em que os teus convidados recebem as mensagens é definido à parte em Definições.

Uma reunião procura uma única hora: uma reunião de equipa, um jantar, um 1:1 ou um offsite. O assistente tem quatro passos.

Cada convidado recebe uma ligação privada por email ou SMS. Marca as horas em que pode em qualquer dispositivo e envia a resposta. A partir daí, a página fica só de leitura, com um botão para te avisar se os planos mudarem.

Os modelos aplicam valores sensatos: um 1:1 não volta a perguntar automaticamente e uma saída de equipa é suficiente com 75 % e cinco dias para responder. Todas as definições continuam editáveis.

O Kairobot procura uma hora assim que todos responderam ou quando termina o prazo de resposta, o que acontecer primeiro.

• Prazo de resposta. Por predefinição, três dias depois de criares o evento, ou um dia antes do início das datas se for mais cedo, e nunca menos de seis horas. Podes escolher a tua própria data. Quem ainda não respondeu recebe um último lembrete doze horas antes.
• Suficiente. Por predefinição, uma hora tem de servir a todos em grupos até seis pessoas, e a três em cada quatro convidados em grupos maiores. Podes definir o teu próprio mínimo como número de pessoas ou percentagem.
• Convidados obrigatórios. Uma hora só é confirmada se todos os convidados marcados com ☆ puderem estar presentes.
• Nunca no passado. Horas que já passaram nunca são propostas.

Quando existe uma hora suficiente, o Kairobot confirma a mais cedo com mais pessoas, ou envia-te por email as melhores opções para aprovares.

Quando não existe nenhuma, o Kairobot pergunta de novo, uma única vez:

1. Ronda 2. Só se pergunta a quem bloqueia a melhor hora, sugerindo a cada um as melhores horas em que ainda não pode. Também se pergunta aos convidados obrigatórios que nunca responderam. Têm 48 horas. Recebes um email a dizer a quem se perguntou.
2. A decisão é tua. Se a ronda 2 continuar sem hora, recebes «a decisão é tua» com as melhores opções e três escolhas: confirmar mesmo assim a melhor hora, acrescentar uma semana e perguntar a todos mais uma vez, ou cancelar. O Kairobot nunca inicia uma terceira ronda por iniciativa própria.

Se desativares «Perguntar mais uma vez a quem bloqueia», a primeira ronda falhada envia-te antes as melhores opções, e podes pedir tu novas horas a convidados específicos, com horas sugeridas e uma nota. Uma segunda falha envia «a decisão é tua».

As respostas que chegam depois de uma ronda fechar continuam a contar. Se resultarem numa hora, esta é confirmada como habitualmente.

No modo de aprovação, se não aprovares uma hora em 24 horas recebes um lembrete, e um último aviso quando falta menos de um dia para a melhor hora. Se todas as horas propostas passarem, o Kairobot volta a procurar.

• Confirmação. Todos os que responderam recebem a hora, o local e quantos podem estar presentes, com um botão Adicionar ao calendário e um ficheiro de calendário anexado aos emails.
• Lembrete. Todos recebem um lembrete na véspera.
• Mudança de planos. Um convidado pode carregar em «Não podes?» na sua confirmação. Recebes um email com uma ligação para o evento.
• Reagendar. Escolhe a quem mudaram os planos e acrescenta uma nota. A hora confirmada é descartada e nunca mais é proposta, as respostas de todos são mantidas e só se pergunta às pessoas que escolheste. Os restantes são avisados de que a hora foi anulada e a entrada no calendário deles é removida. A nova ronda dura pelo menos 24 horas.
• Adicionar convidados mais tarde. As pessoas adicionadas depois de a hora estar marcada recebem a confirmação em vez de um convite.
• Cancelar. Todos os convidados são avisados e as entradas de calendário são removidas.
• Eliminar. O evento e todo o seu conteúdo são apagados. Os convidados não são avisados, por isso cancela primeiro.

Um evento recorrente repete-se com um ritmo: todas as semanas, de duas em duas semanas ou de quatro em quatro semanas, nos dias que escolheres.

• Dez dias antes de cada data, todos os que estão na lista recebem uma ligação nova para essa data.
• As respostas terminam três dias antes da data.
• Cada data realiza-se quando o teu número mínimo de pessoas pode estar presente. Define 0 para exigir todos os que respondem.
• Não há segunda ronda: cada data é confirmada com quem puder estar presente.
• A série termina sozinha quando acaba o seu intervalo de datas.

Um programa de várias rondas transforma uma lista de participantes num calendário de jogos ou sessões. Formatos:

1. Cada participante recebe uma página pessoal. Define a sua disponibilidade semanal uma única vez, mais eventuais exceções, e pode alterá-la a qualquer momento.
2. O Kairobot agenda cada jogo para que ambos os lados estejam livres, ninguém tenha dois compromissos ao mesmo tempo e não decorram em simultâneo mais jogos do que os campos ou salas que tens. Confirma-os ou guarda-os para a tua aprovação.
3. Ambos os lados recebem a hora e um lembrete na véspera.
4. Tu introduzes os resultados. Os jogos seguintes são agendados de imediato e os quadros e as classificações atualizam-se. Se faltar um resultado depois de um jogo, recebes um lembrete.

Quando um jogo não tem uma hora comum, pede-se aos participantes que o bloqueiam que atualizem a disponibilidade, no máximo duas vezes e com dois dias de intervalo. Se continuar sem hora, recebes um único email «a decisão é tua» sobre esse jogo. Quando todos os campos ou salas estão ocupados, o jogo fica à espera até acrescentares capacidade ou mais dias.

Os convidados com endereço de email recebem emails; os convidados com número de telefone recebem SMS. Tu recebes sempre email.

• Sem conta. Os convidados agem através da sua ligação privada. Cada nova mensagem traz uma ligação nova, e as ligações expiram 14 dias depois de enviadas ou uma semana depois de as datas terminarem.
• Idiomas. Os convidados recebem as mensagens no idioma definido em Definições: English, Deutsch, Ελληνικά, Español, Français, Italiano, Nederlands, Polski, Português ou Türkçe.
• Fusos horários. As horas são mostradas no fuso horário do evento. Os convidados noutro local veem uma nota com os dois fusos.
• SMS. Os SMS chegam de «Kairobot» e não aceitam resposta. São enviados para números da UE, do EEE, do Reino Unido, da Suíça e da Türkiye.
• Privacidade. Tu decides quem convidar; o Kairobot trata os dados dessas pessoas apenas para agendar os teus eventos. Os convidados veem nomes de apresentação, nunca os endereços de email ou números de telefone de outras pessoas. Consulta a política de privacidade e o acordo de tratamento de dados.

• Planos. €29 por mês ou €290 por ano, IVA incluído, depois do teste gratuito. Todas as funcionalidades estão incluídas. Os convidados nunca pagam.
• Subscrição. Criar eventos e convidar pessoas exige um teste ou uma subscrição ativa. Gere-a ou cancela-a em Faturação; mantém-se até ao fim do período pago.
• Encerrar a conta. Definições → Encerrar conta elimina de imediato a conta e todo o seu conteúdo.
• Conservação. Os eventos são eliminados 12 meses depois de terminarem. As contas sem plano pago que não sejam usadas durante 24 meses são eliminadas, com um aviso 30 dias antes. As cópias de segurança são guardadas durante 14 dias.